秘密文書等の取扱いについて(通達)

秘密文書等の取扱いについては、従来から種々指示してきたところであるが、最近防衛庁に秘密が多すぎるとの指摘があり、去る、4月13日の事務次官会議においても別添の申合せが再確認されたので、下記によりその取扱いについて貴管下の職員に周知徹底されたい。

記

1　指定の乱用を戒めること。

秘密に指定する際は、その内容が真に秘密として保全する必要があるものかどうか、また、内容的に見てどの秘密区分に指定するのが適切かをよく検討し、安易に秘密の指定をしないようにすること。また、この際、秘密区分の指定基準を再検討すること。

2　秘密文書の複製等は必要最小限にすること。

秘密文書は送達先をよく検討して必要な部数だけ作成するようにし、また、送達先等においても安易に複製しないようにすること。

3　秘密に指定するときは、できる限り解除等の時期を明示すること。

秘密に指定するときに解除等の時期の見とおしがつかないなど特別な事由がある場合を除いては、必ず解除等の時期を明示することとし、かつ、解除等の時期がきた場合においては作成元、送達先の双方において必ず解除、破棄、秘密区分の変更等所要の措置をとること。

4　不必要なものを秘密として保管していないかどうかを点検すること。

過去に秘密として指定している全文書等について、秘密区分が解除できるもの、または破棄してよいもの等がないかどうかを点検し、それぞれ所要の措置をとること。

添付書類：秘密文書等の取扱いについて(47.4.13事務次官会議申合せ)

秘密文書等の取扱いについて

昭40.4.15

事務次官等会議申合せ

行政機関における秘密の保全については、昭和28年4月30日の次官会議の申合せ

「秘密文書等の取扱規程の制定について」により実施されてきたが、さらに遺憾なきを期するため、今後は次の要領により処理することとする。

なお、昭和28年4月30日の次官会議申合せは、廃止する。

記

1　秘密保全を要する文書(以下「秘密文書」という。)等の指定及び作成は、必要最少限にとどめること。

2　秘密文書は、原則として次の種類に区分すること。

極秘　秘密保全の必要が高く、その漏えいが国の安全、利益に損害を与えるおそれのあるもの。ただし、「極秘」のうちその秘密保全の必要度がきわめて高度のものを「機密」とすることができるものとすること。

秘　　極秘につぐ程度の秘密であつて、関係者以外には知らせてならないもの。

3　「極秘」の区分は、当該省庁の官房長、局長又はこれらに準ずる者が、「秘」の区分は、当該省庁の課長又はこれらに準ずる者がそれぞれ指定し、当該文書に作成部課名を表示すること。(以下これらの指定する者を「指定者」という。)

4　「極秘」の文書には、必ず一連番号を付し、その所在を明らかにしておくこと。

5　秘密文書には、秘密にしておく期間を明記し、その期間が経過したときは、秘密の取扱いは、解除されたものとする。ただし、その期間中秘密にする必要がなくなつたときは、その旨を通知して秘密の解除を行なうものとすること。

6　「極秘」の文書の複製は、絶対に行なわないこと。「秘」の文書は、指定者の承認をうけて複製することができること。

7　各省庁は、秘密文書の取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を指定し、秘密文書の保管、出納等の責に任ぜしめること。

8　「極秘」の文書を送達するときは、取扱責任者または取扱責任者の指定する者が、封筒に入れて携行すること。「秘」の文書は、取扱責任者の指定する方法により送達するものとすること。

9　　秘密文書を保管するときは、金庫等施錠のできる書庫に保管すること。

10　不要の秘密文書は、必ず焼却する等復元できない方法により処分すること。

11　他の省庁から接受した秘密文書の区分について、関係省庁の間に取扱上の疑義が生じたときは、すみやかに当該文書の指定者と協議して、同一秘密区分を用いること。

12　各省庁は、以上の取扱いを当該省庁の文書取扱の規程にもり込むこと。

13　秘密保全を要する物件を所有する省庁は、秘密文書の取扱に準じて、必要な規定を設けること。